Kundens historie

En tryg rejse mod AI-baseret automatisering

”Med de fakturakontroller og robuste algoritmer, der ligger bag Kaunt, må jeg blot konstatere, at teamet bag virkelig har tænkt sig om. Systemet er brugervenligt og stabilt, og det håndterer nu helt automatisk en stor del af vores indkommende leverandørfakturaer.”

En tryg rejse mod AI-baseret automatisering

I slutningen af 2018 indgik Svendborg Kommune en aftale med Kaunt om automatisk bogføring i kommunen. Forud havde kommunen, med succes, betrådt uberørt land med en banebrydende momsanalyse for årene 2013 til 2015. En analyse, der udnyttede den nyeste teknologi inden for kunstig intelligens (AI). De modige pionerer for bordenden i den smukke sydfynske kommune var afdelingsleder for økonomifunktionen Karsten Effe Jespersen og økonomichef Jens Otto Kromann. Begge var og er optaget af at frigive ressourcer ved at automatisere administrative processer og samtidig opnå erfaring med at anvende mulighederne i AI.

AI-baseret Momsreview fandt overraskende resultater

I 2018 havde Svendborg Kommune netop været igennem en hård sparerunde, der havde ramt budgetterne i alle dele af organisationen. Selvom Karsten Effe Jespersen og Jens Otto Kromann så et stort potentiale i automatisering af bogføringen med Kaunt’s løsning, så var det svært at skulle skære yderligere i de decentrale budgetter for at finansiere opstarten af endnu et ”effektiviseringsprojekt”. Også selvom der var umiddelbare procesmæssige gevinster i anvendelsen af Kaunt fra dag et.

Det blev derfor helt afgørende for samarbejdet, at der blev forhandlet en samlet finansieringsmodel, der sikrede Svendborg Kommune et positivt cash flow fra start. Den unikke finansieringsmodel involverede en AI-baseret momsanalyse, med Kaunt’s løsning, Momsreview. Projektet skulle rumme første overraskelse for kommunen – eller som Karsten Effe Jespersen husker det:

På trods af at andre eksterne momseksperter allerede havde kigget på årene 2013 til 2015 med ekspertbriller, kunne de AI-baserede konteringsalgoritmer i Kaunt afdække et mønster af mange mindre konteringsfejl. Samlet set gav det anledning til, at vi kunne hjemsøge en ikke ubetydelig momsrefusion og dermed sikre os midler til at finansiere den automatiske bogføring med Kaunt."

Karsten Effe Jespersen , Afdelingsleder for økonomifunktionen
- Svendborg Kommune

En opstart tilpasset Svendborg Kommune

Kaunt’s løsning til automatisk bogføring af leverandørfakturaer anbefaler en bred udrulning på tværs af hele organisationen fra begyndelsen. Svendborg Kommune valgte i deres opstartsperiode at følge et mere klassisk implementeringsspor, hvor der ganske langsomt blev åbnet op for Kaunt afdeling for afdeling. Karsten Effe Jespersen fortsætter:

Længe drøftede vi, om vi turde og havde lyst til at ”slippe rattet” helt. Kaunt er jo et klassisk eksempel på, at ny teknologi og opportunistiske IT-ingeniører møder en virkelighed, der er præget af veletablerede procedurer og forretningsgange, hvor beslutninger som udgangspunkt træffes demokratisk i samråd med alle berørte aktører."

Karsten Effe Jespersen , Afdelingsleder for økonomifunktionen
- Svendborg Kommune

Fuld tillid til Kaunt

En direktionsbeslutning i april 2020 med fokus på effektoptimering dannede basis for, at Svendborg Kommune endelig tog springet og åbnede helt op for, at Kaunt måtte håndtere alle indgående fakturaer enten med eller uden en sidste medarbejdergodkendelse. Siden da har ingen i kommunen set sig tilbage. Karsten Effe Jespersen runder interviewet af:

Jeg må sige, at vores forsigtighed viste sig at være ubegrundet. Med de fakturakontroller og robuste algoritmer, der ligger bag Kaunt, må jeg blot konstatere, at teamet bag virkelig har tænkt sig om. Systemet er brugervenligt og stabilt, og det håndterer nu helt automatisk en stor del af vores indkommende leverandørfakturaer. Vi har godt nok medarbejdere, der lige skal vænne sig til den nye virkelighed, hvor der er blevet bedre tid til borgernære opgaver eller mere komplekse problemer, men vi er meget entusiastiske. Vi skulle måske bare have turdet slippe rattet lidt før."

Karsten Effe Jespersen , Afdelingsleder for økonomifunktionen
- Svendborg Kommune

Nysgerrig?

Tag fat i os på 70 60 21 02 eller optimize@kaunt.com Vi tilbyder en uforpligtende præsentation af mulighederne online – men kigger også gerne forbi til en snak over en kop kaffe!

Book en demo

Udfyld felterne nedenfor og en af vores eksperter vil kontakte dig, og vise dig hvordan dine bogføringsprocesser kan automatiseres.